Verwaltungsaufwand senken dank des Prinzips der einzigen Anlaufstelle
Niemand mag Bürokratie. Vielen Menschen macht die Mühe, immer wieder zur örtlichen öffentlichen Verwaltungsstelle zu gehen und die eigene Identität sowie so grundlegende Informationen wie Zertifizierungen und Kontaktinformationen angeben zu müssen, das Führen von Geschäften in den EU-Mitgliedstaaten zu einer Herausforderung. Zur Verringerung dieses Verwaltungsaufwands hat die EU mehrere Initiativen finanziert – darunter das Projekt TOOP (The Once Only Principle Project). Ziel des Projekts ist die Vereinfachung der Digitalisierung des öffentlichen Sektors durch Erleichterung der Abläufe. Aufgrund der COVID-19-Pandemie und der dadurch notwendigen sozialen Distanzierung hat dieser Übergang an Dringlichkeit gewonnen. Laut Robert Krimmer, Professor an der Technischen Universität Tallinn und Projektkoordinator von TOOP, hat die Pandemie die Notwendigkeit digitaler öffentlicher Dienste deutlich verstärkt. „COVID-19 wird als einer der Hauptimpulsgeber der digitalen Transformation in unserer Gesellschaft betrachtet“, betont er. „In umfassend digitalen Gesellschaften kann Notsituationen in Zukunft besser begegnet werden.“
Das Prinzip der einzigen Anlaufstelle
Für die Schaffung dieser digitalen Gesellschaften wendet TOOP das Prinzip der einzigen Anlaufstelle an. Ziel des Prinzips der einzigen Anlaufstelle ist eine Reduzierung des Verwaltungsaufwands für Individuen und Unternehmen, indem die internen Vorgänge im öffentlichen Sektor neu organisiert werden, sodass sich die Bürgerschaft und Unternehmen nicht an bestehende Verfahren anpassen müssen. „Auf den Bereich der Digitalisierung im öffentlichen Sektor bezogen, bedeutet das, dass Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen den öffentlichen Verwaltungsstellen nur einmal Daten bereitstellen müssen“, erklärt Krimmer. „Die öffentlichen Verwaltungsstellen ergreifen dann Maßnahmen, um diese Daten intern weiterzugeben und wiederzuverwenden, selbst länderübergreifend, wobei die entsprechenden Gesetze und Verordnungen stets berücksichtigt werden.”
Vereinfachung von Abläufen
Um die Weitergabe und Wiederverwendung von Daten zwischen öffentlichen Verwaltungsstellen zu vereinfachen, entwickelt das Projekt TOOP eine technische Verbundarchitektur. „Durch die Verwendung bereits bestehender Systeme und der Bausteine der Fazilität „Connecting Europe“ verbanden wir die Verzeichnisse und Architekturen elektronischer Behördendienste in fast 20 Ländern in ganz Europa miteinander“, fügt Krimmer hinzu. In enger Zusammenarbeit mit öffentlichen Verwaltungsstellen führte die Forschungsgruppe mehrere Pilotprogramme durch. Ziel war dabei, zu zeigen, wie das Prinzip der einzigen Anlaufstelle zur Vereinfachung von Abläufen bei der Weitergabe geschäftsbezogener Daten in den Bereichen der allgemeinen Unternehmensmobilität, der elektronischen Beschaffung und der Seefahrt angewendet werden kann. Um die grenzübergreifenden Verbindungen von TOOP zu testen, wurde im Rahmen der Pilotprogramme ein innovatives Verfahren namens „Connectathon“ angewendet. Dabei handelt es sich um Telefonkonferenzen zwischen den datenempfangenden und den datenübermittelnden Parteien. Insgesamt nahmen 10 Mitgliedstaaten erfolgreich an den Pilotprogrammen im Bereich der allgemeinen Unternehmensmobilität teil. Nach durch COVID-19 verursachten Verzögerungen begannen die Pilotprogramme in den Bereichen der elektronischen Beschaffung und der Seefahrt im Sommer 2020. „Das Fehlen persönlicher Treffen und die Verlangsamung von Verwaltungsabläufen haben sich negativ auf unsere Forschung ausgewirkt“, betont Krimmer. „Daher haben wir eine Verlängerung um vier Monate erhalten und gehen davon aus, dass unsere Arbeit Ende Januar 2021 abgeschlossen sein wird.“
Förderung des Prinzips der einzigen Anlaufstelle
Laut Krimmer wird das übergreifende Erbe des Projekts der Beitrag der technischen Architektur und Komponenten von TOOP zur Umsetzung des neuen einheitlichen digitalen Zugangstors der EU sein. Infolgedessen werden sowohl Unternehmen als auch Behörden von den Lösungen profitieren, die TOOP entwickelt. „Da wir uns nun auf die Schlussphase des Projekts zubewegen, arbeiten wir derzeit an der Sicherstellung der Nachhaltigkeit unserer Ergebnisse und der Bereitstellung von Unterstützung, die die Pilotierung, Erweiterung und Übernahme der im Rahmen des Projekts entwickelten neuen Technologien ermöglicht“, schließt Krimmer.
Schlüsselbegriffe
TOOP, Prinzip der einzigen Anlaufstelle, digitale öffentliche Dienste, Digitalisierung, Fazilität „Connecting Europe“, allgemeine Unternehmensmobilität, elektronische Beschaffung, einheitliches digitales Zugangstor, COVID-19