Menos trámites burocráticos mediante el principio de «solo una vez»
A nadie le gustan los trámites burocráticos. Para muchos, la incomodidad de tener que ir a las oficinas locales de la administración pública, identificarse y proporcionar información básica como certificados e información de contacto repetidamente supone que hacer negocios en distintos Estados miembros de la Unión Europea (UE) sea complicado. Para reducir estas cargas administrativas, la UE ha financiado distintas iniciativas, como el proyecto TOOP (The Once Only Principle Project), que pretende facilitar la digitalización del sector público mediante una simplificación de los procesos. Ahora, debido a la pandemia de COVID-19 y la necesidad de distanciamiento social, lograr esta transición se ha vuelto esencial. Según Robert Krimmer, profesor de la Universidad de Tecnología de Tallin y coordinador del proyecto TOOP, la pandemia ha aumentado claramente la necesidad de contar con unos servicios públicos digitales: «La COVID-19 se considera una gran impulsora de la transformación digital de nuestra sociedad. El hecho de tener sociedades totalmente digitales nos permitirá afrontar mejor las situaciones de emergencia en el futuro».
El principio de «solo una vez»
Para crear estas sociedades totalmente digitales, TOOP aplica el principio de «solo una vez» (OOP, por sus siglas en inglés). Este principio se centra en reducir los trámites administrativos para los individuos y las empresas, reorganizando los procedimientos internos del sector público en lugar de hacer que los ciudadanos y las empresas se adapten a los procedimientos actuales. Tal y como explica Krimmer: «De este modo, al aplicarlo a la digitalización del sector público, los ciudadanos y las empresas solo tienen que presentar sus datos a las administraciones públicas una vez. Entonces, la administración pública actúa internamente para compartir y reutilizar estos datos (incluso de forma transfronteriza), cumpliendo siempre las normas y reglamentos correspondientes».
Trámites simplificados
Para facilitar el intercambio y la reutilización de datos entre las administraciones públicas, el proyecto TOOP desarrolló una arquitectura técnica federada. «Gracias al uso de sistemas ya existentes y de los componentes básicos del Mecanismo “Conectar Europa” (MCE), conectamos los registros y las arquitecturas de las administraciones electrónicas en alrededor de veintiún países de Europa», añade Krimmer. Gracias a la estrecha colaboración con las administraciones públicas, los investigadores llevaron a cabo varios programas piloto para demostrar cómo puede usarse el principio de «solo una vez» para simplificar los procedimientos para compartir datos relacionados con las empresas en los ámbitos de la movilidad empresarial general, la contratación pública electrónica y el sector marítimo. Para probar la conexión transfronteriza de TOOP, los programas piloto utilizaron un procedimiento innovador denominado «connectathons», es decir, conferencias telefónicas entre consumidores y proveedores de datos. Un total de diez Estados miembros participaron en los exitosos pilotos de movilidad empresarial general. Tras las demoras relacionadas con la COVID-19, los pilotos relativos a la contratación pública electrónica y el sector marítimo comenzaron en el verano de 2020. Según comenta Krimmer: «La falta de reuniones presenciales y la ralentización de los procesos administrativos han tenido un impacto negativo en nuestra investigación. Por ello, hemos recibido una prórroga de cuatro meses, y se espera que nuestro trabajo concluya a finales de enero de 2021».
Promover el principio de «solo una vez»
Según Krimmer, el legado general del proyecto será la adopción de la arquitectura técnica y los componentes de TOOP para la aplicación de la nueva pasarela digital única de la UE. En consecuencia, tanto las empresas como las administraciones se beneficiarán de las propuestas de TOOP. «A medida que avanzamos hacia las etapas finales del proyecto, estamos trabajando para asegurar la sostenibilidad de nuestros resultados, así como para proporcionar un entorno de apoyo que permita llevar a cabo proyectos piloto, y mejorar y asimilar las nuevas tecnologías desarrolladas por el proyecto», concluye Krimmer.
Palabras clave
TOOP, principio de «solo una vez», OOP, servicios públicos digitales, digitalización, mecanismo «Conectar Europa», MCE, movilidad empresarial general, administración electrónica, pasarela digital única, COVID-19
