Ograniczenie biurokracji zgodnie z zasadą jednorazowości
Nikt nie lubi biurokracji. Dla wielu z nas konieczność wielokrotnego chodzenia do urzędów i placówek, nieustannego podawania danych osobowych i takich podstawowych informacji jak dane kontaktowe, a także przedstawiania oświadczeń sprawia, że prowadzenie działalności gospodarczej w państwach członkowskich jest w najlepszym wypadku trudne. Unia Europejska stara się jednak dążyć do ograniczania ilości niepotrzebnych papierów i obciążeń administracyjnych, fundując w tym celu szereg inicjatyw, między innymi projekt TOOP (The Once Only Principle Project). Celem takich działań jest wspieranie cyfryzacji sektora publicznego poprzez upraszczanie wykorzystywanych w nich procesów. Biorąc pod uwagę wybuch pandemii COVID-19 na świecie i konieczność wdrożenia zasad dystansu społecznego, transformacja ta nabrała większego znaczenia niż kiedykolwiek w historii. Jak twierdzi Robert Krimmer, profesor Uniwersytetu Technicznego w Tallinnie oraz koordynator projektu TOOP, pandemia wyraźnie zwiększyła zapotrzebowanie na cyfrowe usługi publiczne. „Koronawirus jest obecnie postrzegany jako główna siła napędowa cyfrowej transformacji naszego społeczeństwa”, wyjaśnia Krimmer. „Co więcej, pełna cyfryzacja społeczeństwa pomoże nam lepiej radzić sobie z sytuacjami kryzysowymi w przyszłości”.
Zasada jednorazowości
Aby umożliwić stworzenie prawdziwie cyfrowych społeczności, uczestnicy projektu TOOP starają się wdrażać w praktyce zasadę jednorazowości. Zamiast wymagania od obywateli i firm dostosowania się do istniejących procedur zasada jednorazowości koncentruje się na zmniejszaniu obciążeń administracyjnych dotyczących osób fizycznych i przedsiębiorstw poprzez reorganizację wewnętrznych procesów sektora publicznego. „W przypadku cyfryzacji sektora publicznego obywatele i firmy muszą przekazać swoje dane administracji publicznej tylko raz”, wyjaśnia Krimmer. „Następnie administracja publiczna podejmuje wewnętrzne działania w celu udostępniania i ponownego wykorzystywania tych danych – nawet ponad granicami, zawsze zgodnie z odpowiednimi przepisami i regulacjami”.
Upraszczanie procedur
Aby ułatwić udostępnianie i ponowne wykorzystywanie danych między administracjami publicznymi, w ramach projektu TOOP zespół opracował federacyjną architekturę techniczną. „Korzystając z już istniejących systemów i instrumentu »Łącząc Europę«, udało nam się połączyć rejestry oraz cyfrowe architektury organizacji rządowych w niemal 20 krajach Europy”, dodaje Krimmer. Dzięki ścisłej współpracy z organami administracji publicznej badaczom udało się skutecznie zrealizować szereg działań pilotażowych, w ramach których zaprezentowali, w jaki sposób można wykorzystać zasadę jednorazowości w celu uproszczenia procedur udostępniania danych związanych z prowadzonymi działalnościami gospodarczymi w obszarach dotyczących ogólnej mobilności przedsiębiorstw, elektronicznych zamówień publicznych i transportu morskiego. W celu zweryfikowania skuteczności łączności transgranicznej i słuszności założeń koncepcji projektu TOOP w ramach programów pilotażowych badacze realizowali innowacyjne działania nazywane connectathonami, czyli telekonferencje pomiędzy konsumentami i dostawcami danych. W skutecznych projektach pilotażowych związanych z obszarem ogólnej mobilności przedsiębiorstw wzięło udział 10 państw członkowskich UE. W związku z opóźnieniami wynikającymi z pandemii COVID-19 programy pilotażowe związane z elektronicznymi zamówieniami publicznymi i transportem morskim rozpoczęły się latem 2020 roku. „Brak możliwości spotykania się twarzą w twarz i opóźnienia w procesach administracyjnych miały negatywny wpływ na realizowane przez nasz zespół badania”, zauważa Krimmer. „W związku z tym wystąpiliśmy z wnioskiem o przedłużenie czasu realizacji projektu o cztery miesiące, który został przyjęty – obecnie przewidujemy, że zakończenie prac nastąpi z końcem stycznia 2021 roku.
Promowanie zasady jednorazowości
Jak uważa Krimmer, najważniejszą spuścizną projektu TOOP będzie wykorzystanie architektury technicznej i elementów opracowanych przez zespół w ramach wdrożenia jednolitego portalu cyfrowego w Unii Europejskiej. W rezultacie zarówno firmy, jak i organy administracji publicznej skorzystają z rozwiązań opracowanych w ramach projektu TOOP. „W miarę zbliżania się do zakończenia projektu staramy się zapewnić trwałość jego rezultatów, a także zadbać o stworzenie środowiska, które umożliwi realizację projektów pilotażowych, usprawnianie oraz wdrażanie nowych technologii powstałych w ramach naszych prac”, podsumowuje Krimmer.
Słowa kluczowe
TOOP, zasada jednorazowości, jednorazowość, cyfrowe usługi publiczne, cyfryzacja, instrument „Łącząc Europę”, CEF, ogólna mobilność przedsiębiorstw, e-administracja, jednolity portal cyfrowy, COVID-19
