Koniec z uciążliwymi procedurami administracyjnymi
Dla przeciętnego obywatela UE przeznaczenie jednego dnia płatnego urlopu na wizyty w różnych urzędach nie jest niczym nadzwyczajnym, choć każdy przyzna, że to frustrujące. Dobra wiadomość jest taka, że Unia Europejska postanowiła zmienić ten stan rzeczy, wprowadzając w 2018 roku rozporządzenie w sprawie utworzenia jednolitego portalu cyfrowego. Najpóźniej do końca 2023 roku ważne dane będą przekazywane urzędom tylko raz. W praktyce oznacza to, że takie sprawy jak rejestracja samochodu, zmiana adresu zamieszkania czy złożenie wniosku o świadczenie emerytalne będą załatwiane za pośrednictwem jednej platformy internetowej, do której dostęp uzyskają wszystkie działy administracji. Jest to tzw. zasada jednorazowości. Najważniejszym przykładem udanego zastosowania tej zasady w obszarze ochrony socjalnej jest austriacki system rejestracji urodzeń i zasiłków rodzinnych (ALF). „Po narodzinach dziecka rodzice dokonują formalności w swoim urzędzie gminy tylko raz. Muszą jedynie przynieść swoje dowody osobiste, gdyż żadne inne dokumenty nie są wymagane ani w procesie rejestracji, ani w trakcie procedur towarzyszących. Ponadto książeczka zdrowia dziecka i wniosek o zasiłek rodzinny na dziecko wydawane są automatycznie. Dzięki temu znacząco zmniejsza się obciążenie i ilość obowiązków nałożonych na rodziców, przy czym organy administracji publicznej także odnoszą korzyści z wprowadzenia inteligentnych procedur i wyższej jakości danych”, mówi prof. dr Maria Wimmer, koordynatorka projektu SCOOP4C (Stakeholder community for once-only principle: Reducing administrative burden for citizens) i przewodnicząca grupy badawczej E-Government w Instytucie Badań Systemów Informacyjnych Uniwersytetu Koblenz-Landau. Projekt SCOOP4C wraz z projektem TOOP stanowią fundament infrastruktury opartej na zasadzie jednorazowości. Podczas gdy ten drugi skupia się na badaniu i demonstrowaniu działania zasady jednorazowości w całej Europie, uczestnicy projektu SCOOP4C zajmują się sporządzaniem wykazu wszystkich istniejących rozwiązań, identyfikacją najlepszych praktyk i formułowaniem zaleceń politycznych. „W ramach projektu SCOOP4C opracowano idealne scenariusze międzynarodowego wdrożenia zasady jednorazowości. Pokazano, w jaki sposób można stosować zasadę jednorazowości w takich obszarach jak zdrowie, edukacja, podatki, zmiana adresu i ochrona socjalna, a ponadto wskazano na liczne korzyści zarówno dla obywateli, jak i samych administracji”, zaznacza prof. dr Wimmer. Głównym zadaniem projektu było badanie przypadków stosowania zasady jednorazowości – sytuacji, w których w ramach świadczenia usług publicznych dane obywateli są przesyłane między organami administracji publicznej i ponownie wykorzystywane – oraz identyfikacja czynników warunkujących jej stosowanie. „Czynniki umożliwiające wprowadzenie zasady jednorazowości to kluczowe elementy wspomagające jej stosowanie w różnych dziedzinach polityki. Jako przykłady można wymienić tutaj centralną infrastrukturę dla udostępniania i ponownego wykorzystywania danych, architekturę semantyczną i techniczną, elementy składowe rozwiązań, jak również czynniki organizacyjne, prawne i polityczne”, wyjaśnia prof. dr Wimmer. W wyniku projektu, zrzeszającego 810 zainteresowanych stron, udało się zidentyfikować 56 przypadków zastosowania zasady jednorazowości oraz 35 czynników warunkujących, a następnie udostępnić je za pośrednictwem bazy wiedzy. Badania te dostarczyły też wartościowych informacji na temat aktualnego zakresu i stopnia zastosowania zasady jednorazowości w Europie i dowiodły, że chociaż rozwiązania oparte na zasadzie jednorazowości nie są powszechnie wykorzystywane, ich wdrożenie przynosi obywatelom i administracjom zauważalne korzyści, takie jak oszczędność czasu i pracy służb publicznych, wyższa jakość danych, szybsze i prostsze świadczenie usług, znaczące zmniejszenie obciążenia administracyjnego i większe zadowolenie obywateli. Oprócz utworzenia bazy wiedzy innymi istotnymi rezultatami projektu są: opracowanie pięciu transgranicznych scenariuszy dla określonych obszarów, plany mające na celu wdrożenie zasady jednorazowości, plan zaangażowania zainteresowanych stron oraz dziewięć kluczowych zaleceń politycznych. Projekt SCOOP4C został już ukończony, a obecnie jego partnerzy planują wykorzystanie swojej wiedzy fachowej do opracowania wytycznych dotyczących przyszłego wdrożenia rozwiązań opartych na zasadzie jednorazowości. Co ważne, baza wiedzy będzie nadal dostępna, a badacze będą kontynuować prace nad programem rozpowszechniania i promowania planów działania i zaleceń politycznych.
Słowa kluczowe
SCOOP4C, jednolity portal cyfrowy, zasada jednorazowości, obciążenie administracyjne
