L'administration électronique en Allemagne
Malgré les progrès technologiques, faire la file pour remplir des formulaires et des papiers pour une carte d'identité ou d'autres formalités administratives est toujours d'actualité. De nombreux citoyens européens doivent parfois passer des heures pour une petite formalité. C'est pour cette raison que le concept d'administration en ligne est si important, car il promet de gagner du temps et d'accélérer ces processus. L'administration en ligne implique plus que la mise en oeuvre de certains outils informatiques. Une administration en ligne efficace implique de repenser les organisations, les processus et les changements de comportement pour que les services publiques soient fournis plus efficacement aux personnes qui en ont besoin. Une administration en ligne bien établie permet aux citoyens, aux entreprises et aux organisations de gérer leurs contacts avec les autorités gouvernementales plus rapidement et plus facilement et sans frais supplémentaires. La communication électronique a longtemps été une réalité quotidienne pour les bureaux du secteur public allemand. Pourtant, certains employés n'utilisent les systèmes de gestion de documents modernes que pour enregistrer les fichiers numérisés, mais maintiennent leurs vieilles méthodes de travail. Au Danemark au contraire, sept ministères gouvernementaux sont passés au numérique. Se basant sur le succès des Danois, l'institut Fraunhofer pour les systèmes de communication ouverte - FOKUS examine comment les solutions informatiques danoises peuvent être adaptées aux agences gouvernementales allemandes. «Nous étudions des solutions informatiques rentables et interopérables pour les institutions gouvernementales allemande depuis 2004», explique le Dr Michael Tschichholz de FOKUS. «L'un de nos partenaires est cBrain, dont la solution est déjà largement appliquée dans sept administrations gouvernementales danoises. Nous nous sommes penchés sur la technologie et avons découvert qu'elle serait adéquate aux besoins des agences gouvernementales allemandes.» Le gouvernement allemand a établi des recommandations pour une plateforme de TIC dans un document intitulé «Organizational Concept for Electronic Administration» (Concept organisationnel de l'administration électronique). En plus de la gestion électronique des archives, les recommandations spécifient que la plateforme doit pouvoir modéliser le déroulement du travail électronique et la collaboration électronique, et intégrer différentes applications logiciels pour des processus spécialistes ayant évolué au cours des années. «Ces bases fondamentales pour l'administration en ligne sont soutenues dans la solution danoise. Les responsables peuvent décider d'inclure des processus numériques par le biais de dispositifs mobiles», explique Tschichholz. Au Danemark, les ministères des affaires sociales et de l'intégration, du transport, du climat, de l'énergie et de la construction, de l'environnement, de l'emploi, du logement, des affaires rurales et urbaines et le bureau du premier ministres ont déjà complètement numérisé leurs archives, les tâches administratives et le travail social individualisé. Tous les documents écrits, qu'ils soient officiels ou non, sont gérés dans un environnement informatique normalisé. Le composé de base est la gestion intégrée de connaissances. Les employés ont un accès immédiat aux informations pertinentes par une archive numérique. Les technologies de médias sociaux comme les forums de chat sont intégrés dans les processus de travail formel et sont à la base de la communication informelle. «Les expériences des utilisateurs sont positives dans l'ensemble», rapporte Tschichholz. «Au Ministère des affaires sociales et de l'intégration, chaque employé gagne 30 à 45 minutes par jour. 81% des employés au Ministère du transport sont soit satisfaits soit très satisfaits.» Les changements les plus récents n'ont pris que quelques semaines dans chaque cas. «Parallèlement, le temps nécessaire de formation est gardé dans des limites raisonnables, étant donné que les employés utilisent des interfaces utilisateurs qu'ils connaissent et reçoivent un soutien individuel des 'coureurs' qui passent de bureau en bureau au cours de la phase d'introduction.» Tschichholz et son équipe ont développé des scénarios d'application spécifiques qui sont actuellement soumis pour essai dans les ministères allemands. Dans le laboratoire d'administration en ligne de FOKUS, les scientifiques ont recréé des déroulements de travail du Ministère fédéral de l'intérieur et ont analysé comment la solution danoise peut être adaptée au travail du ministère. «Nous avons montré par exemple comment la solution peut être utilisée pour rédiger des documents de briefing, aisément accessible au secrétaire permanent ou au ministre en déplacement à partir d'une tablette PC», explique Tschichholz, qui utilise la plateforme de FOKUS pour des processus internes. L'an dernier, l'équipe a présenté le scénario à Cornelia Rogall-Grothe, commissaire du gouvernement fédéral en charge de la technologie de l'information et à l'ambassadeur danois Per Poulsen-Hansen. Au salon professionnel CeBIT, FOKUS démontrera comment les dispositifs mobiles peuvent être utilisés en toute sécurité pour des tâches administratives à l'aide de la plateforme informatique danoise. La Commission européenne soutient les initiatives similaires par son plan d'action d'administration en ligne 2011-2015, qui vise à fournir la prochaine génération de services d'administration en ligne qui seront bénéfiques aux entreprises et aux citoyens. Alors que les administrations publiques européennes passent de l'administration traditionnelle à l'administration en ligne, les citoyens ne bénéficieront de ces millions de services en ligne que s'ils sont efficaces, accessibles et faciles à utiliser. Cela constitue l'un des grands défis que les chercheurs comme ceux de FOKUS devront surmonter.Pour plus d'informations, consulter: Fraunhofer eGovernment Center http://www.fraunhofer.de/en/press/research-news/2013/february/awakening-the-dormant-potential-of-e-government.html
Pays
Allemagne