Rewolucyjna technologia sprawia, że zajmowanie się umowami jest wydajne, bezpieczne i niedrogie
Ręczne sporządzanie umów i zarządzanie dokumentacją może być powolne, drogie i wpływać negatywnie na wyniki firmy, niezależnie od jej wielkości. W ramach finansowanego przez UE projektu Signa2.0 utworzono wydajną platformę do zarządzania dokumentami, która usprawni cały proces – od sporządzania, automatyzacji i składania podpisu po rejestrowanie, analizę i realizację. „Nasze innowacyjne rozwiązanie łączy uczenie maszynowe, e-podpis, optyczne rozpoznawanie znaków oraz łańcuch bloków, dzięki czemu jest ono czymś więcej niż tylko platformą do składania podpisu”, opowiada koordynator projektu, Conrado Lamas. „Jest to kompleksowe cyfrowe rozwiązanie do zarządzania umowami”. Połączenie tych nowoczesnych technologii umożliwiło twórcom projektu opracowanie nowych, bardziej zaawansowanych produktów.
Większy zakres i elastyczność tworzenia dokumentów i zarządzania nimi
Dzięki metodzie rozwoju technologicznego zespół projektu wdrożył nowe funkcje, co spowodowało optymalizację doświadczeń użytkowników. „Nasza usługa będzie łatwiejsza w użyciu, bardziej praktyczna i łatwo dostępna”, dodaje Lamas. Użytkownicy otrzymają produkt, który w dużej mierze redukuje przeszkody administracyjne utrudniające podpisywanie umów. Główne zalety dla firm to oszczędność czasu i pieniędzy. „W ten sposób ogranicza się czynności o małej wartości biznesowej, dzięki czemu organizacje mogą poświęcić więcej czasu innym rentownym zadaniom o większej wartości dodanej”. Najważniejszą funkcją jest jednak bezpieczeństwo. Rozwiązanie Signa2.0 wykorzystuje unikalny wielostopniowy proces uwierzytelniania opracowany przez twórców projektu. Obejmuje on wykorzystanie danych biometrycznych. Platforma szyfruje i wysyła materiały, wykorzystując bezpieczny kanał i rejestrując każde działanie. Użytkownicy mogą składać podpis za pomocą palca, myszki lub rysika, a następnie wysyłać podpisane materiały zwykłą pocztą elektroniczną bez konieczności instalowania specjalnego sprzętu czy oprogramowania. Partnerzy projektu stworzyli inteligentną umowę, czyli umowę cyfrową, która zaczyna obowiązywać po zaakceptowaniu określonych warunków. Umowa automatycznie zaczyna obowiązywać w momencie, gdy strony zaakceptują warunki. Dzięki temu pośrednicy nie są potrzebni, co znacznie obniża koszty operacyjne i maksymalizuje produktywność firmy. Dodatkowo usługi elektroniczne podlegają kontroli audytowej. W ramach ścieżki audytu gromadzi się dowody elektroniczne wygenerowane podczas procesu certyfikacji podpisem.
Budowanie zaufania do produktu
Wszystkie informacje są szyfrowane. Podczas każdej transakcji na dokumentach umieszcza się podpisy elektroniczne. Takie prawnie wiążące podpisy elektroniczne są zgodne z większością przepisów dotyczących podpisów elektronicznych, które obowiązują w Unii Europejskiej i poza jej granicami. Platforma Signa2.0 stała się certyfikowanym dostawcą usług zaufania działającym zgodnie z rozporządzeniem eIDAS i wpisanym na Zaufaną listę UE. Na mocy rozporządzenia eIDAS w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym państwa członkowskie mają obowiązek sporządzać, utrzymywać i publikować zaufane listy wykwalifikowanych dostawców usług zaufania oraz świadczonych przez nich kwalifikowanych usług zaufania. Twórcy platformy zapewniają klientów, że przetwarzanie informacji, takich jak dane i dokumenty odbywa się w sposób bezpieczny. Projekt otrzymał również certyfikat ISO 27001 gwarantujący, że jego system zarządzania bezpieczeństwem informacji jest zgodny z międzynarodowymi normami bezpieczeństwa. „Rozwiązanie Signa2.0 zaspokaja ważną potrzebę rynkową: zapewnia elektroniczne rozwiązania umożliwiające automatyzację procesów, usprawnienie zawierania umów oraz maksymalizację zwrotu z inwestycji w cyfrowe procesy”, podsumowuje Lamas. Twórcy projektu chcą, by posłużył on jako punkt odniesienia dla świadczenia usług zaufania w Europie, przyczyniając się do cyfrowej transformacji, którą przechodzą firmy, aby pozostać konkurencyjne i pokonać elektroniczne bariery transgraniczne.
Słowa kluczowe
Signa2.0, umowa, dokument, bezpieczeństwo, usługi zaufania, podpisy elektroniczne, zarządzanie dokumentami
